Tuesday, December 20, 2011

“7 Tahap Reformasi Birokrasi”: Bukan Hanya Soal Gaji!!!

Apa itu “birokrasi”? Dari beberapa definisi yang saya tahu, saya cenderung mengutip definisi dari “wikipedia” versi Bahasa Inggris” yang mengartikan birokrasi sebagai “Kumpulan struktur organisasi, prosedur, protokol, dan peraturan-peraturan untuk mengelola kegiatan, biasanya pada organisasi skala besar dan pemerintahan”. Saya setuju dengan definisi ini karena birokrasi tidak diartikan sempit sebagai “birokrat” atau “pegawai”, dimana definisi sempit ini akhir membawa “reformasi birkrasi” hanya terbatas pada “perbaikan gaji”.
Gaji memang penting untuk membangun motivasi, tapi perbaikan gaji tanpa didukung oleh usaha lain maka motivasi tidak akan terjadi, atau bahkan akan menjadikam motivasi yang mengarah pada tujuan yang salah.
Inti dari usulan saya adalah: “Reformasi Birokasi Harus Mengarah Pada Perbaikan Kinerja (Hasil)”. Berikut 7 tahap yang harus dibangun dalam reformasi birokasi terutama untuk pemerintahan daerah:

Bangun Sistem Usulan dan Pemantauan Hasil Pembangunan antara Masyarakat dan Struktur Pemerintahan

Karena tujuan reformasi birokrasi adalah perbikan kinerja, sedangkan kinerja dituntut oleh “pemilik” maka yang harus pertama kita perbaiki adalah hubungan antara masyarakat sebagai “pemilik” dan struktur pemerintahan sebagai “operator”. Fokus diskusi kita di sini adalah hubungan terkait dengan mekanisme aspirasi/usulan kinerja dan mekanisme monitoring kinerja.
Yang harus dihasilkan pada tahap pertama ini adalah satu mekanisme hubungan yang efektif antara masyarakat termasuk kelompok masyarakat sipil, DPRD dan pemerintah dalam mengelola aspirasi masyarakat ke dalam bentuk “mandat” dan memonitor pencapaian dari mandat tersebut. Mandat harus dirumuskan dalam bentuk hasil atau kinerja!.
Untuk itu ada beberapa hal yang harus dilakukan: (1) Memperbaiki tata tertib DPRD agar lebih transparan; (2) Memperbaiki hubungan DPRD dengan “konstituennya” sehingga lingkup konstituen menjadi kewilayahan bukan pada “kelompok yang memilih saya”. (3) Penguatan kompetensi DPRD dalam menjalankan peran perencanaan dan monitoring kinerja yang partisipatif; (4) Penguatan kelompok masyarakat sipil dan kelompok kepentingan lainnya agar dapat mandiri dan juga menjalankan peran fasiltiasi perencanaan dan monitoring kinerja secara partisipatif; (5) Membangun transparansi yang proaktif di pemerintahan; (6) Memperbaiki hubungan antara unit-unit pelayanan publik danpara pelanggannya terutama agar aspirasi dan keluhan pelanggan diperiksa setiap waktu dan dijadikan masukan untuk perbaikan pengelolaan uni t pelayanan publik secara terus menerus.

Definisikan Hasil dan Anggaran untuk Mencapai Hasil dalam RPJMD/Renstra

Sebelum PP 6/08 dan PP 8/08, perencanaan daerah bersifat perencanaan kegiatan/program. Hal ini membuat sistem birokrasi sibuk dengan kegiatan dan program tetapi tidak tau apa yang dicapai. Pendekatan ini bukan hanya berpotensi membelanjakan dana publik untuk hal yang tidak perlu, tetapi juga membuat struktu birokasi tidak tau persis apa yang harus dilakukan. Semua hal terlihat penting.
Pendekatan ini harus diubah!. Setelah PP 6/08 dan PP 8/08 pemerintahan daerah harus berpikir HASIL. Merencanakan HASIL, menganggarkan untuk HASIL, memonitor HASIL dan melaporkan HASIL. Pemilik (baca: rakyat) tidak terlalu pusing dengan apa yang dilakukan oleh birokrat, para pembayar pajak lebih mementingkan pencapaian hasil. Mereka ingin agar pasar tidak kumuh lagi, jalanan tidak macet lagi, semua anak bersekolah, semua orang yang sakit dapat perawatan, mudah dapat modal usaha dll.
Rumusan hasil harus datang dari warga masyarakat lewat satu mekansime tertentu yang menjamin keterwakilan dan transparansi.
Anggaran harus dirancang untuk mencapai hasil, bukan hanya untuk melaksanakan kegiatan. Pada akhirnya setiap hasil harus didelegasikan kepada jabatan-jabatan yang ada di Pemda dalam bentuk kontrak kinerja.

Bangun Tata Organisasi, Tata Laksana dan Deskripsi Jabatan yang Mendukung Pencapaian Hasil-Hasil

Atas dasar RPJMD/Renstra, Biro/Bagian Organisasi bersama dengan setiap SKPD menyusun: (a) struktur organisasi, (b) tata laksana atau standard operating procedure (SoP), (c) uraian jabatan yang mencakup standar kompetensi dan target kinerja (hasil).
reformasi-birokrasiSoP harus memberikan kepastian tercapainya hasil-hasil yang telah dimandatkan oleh masyarakat. SoP juga menjelaskan tugas dan capaian dari setiap jabatan yang ada di SKPD berdasarkan RPJMD/Renstra. Uraian jabatan, terutama standar kompetensi, mendefinisikan dengan jelas indikator-indikator kompetensi yang harus dimiliki oleh orang yang akan menempati jabatan. Selain itu, uraian jabatan juga secara tegas menetapkan hasil-hasil yang harus didapat oleh setiap pemegang jabatan.
Pada akhirnya, Biro/Bagian Organisasi siap menyampaikan paket deskripsi jabatan berikut kontrak kinerja untuk setiap jabatan kepada BKD. Untuk selanjutnya BKD mencari orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut.

Pastikan Setiap Pegawai Menempati Posisi yang Tepat untuk Mencapai Hasil-Hasil

Selanjutnya BKD mencari orang yang tepat untuk menduduki jabatan sesuai uraian jabatan yang dibuat oleh Biro/Bagian Organisasi. Berdasarkan deskripsi jabatan juga, BKD dapat menyusun pola karir pegawai agar sistem promosi dan mutasi pegawai dikelola secara profesional sesuai dengan potensi yang dimiliki setiap pegawai.
Rekrutmen pegawai baru dilakukan lewat analisis kebutuhan pegawai yang profesional dengan mempertimbangkan hasil ananlisis jabatan tadi. Sebagai hasilnya, pegawai yang direkrut adalah orang-orang yang benar-benar atau paling paling mendekati standar kompetensi yang diharapkan.
Promosi jabatan juga dilakukan secara profesional. Pertimbangan politik sangat minim. Lewat informasi pola karir dan sistem informasi kepegawaian dan sistem promosi yang terbuka, pemda akan mendapatkan pegawai yang paling tepat menduduki jabatan struktural atau fungsional uang kosong.

Pastikan Setiap Pegawai Memiliki Kompetensi Memadai Untuk Mencapai Hasil-Hasil

BKD juga melakukan pengkajian kompetensi pegawai secara reguler. Hasilnya berupa kebutuhan pengembangan kompetensi dibahas bersama dengan Badan Diklat. Seluruh kebutuhan diklat dikerjakan oleh Badan Diklat sesuai dengan analisis kebutuhan diklat sebagai tindak lanjut dari analsisi kompetensi yang dilakukan BKD.
Badan Diklat tidak melakukan kegiatan diklat kecuali yang memang dibutuhkan oleh para pegawai untuk memenuhi target kinerjanya sesuai dengan kontrak kinerja yang sejalan dengan Renstra/RPJMD dan tuntutan warga masyarakat.
Upaya-upaya pengembangan kompetensi lainnya selain pelatihan (misalnya: magang, studi banding, bimtek, dll) dilakukan bersama dengan BKD dan SKPD-SKPD terkait.

Lengkapi Fasilitas dan Peralatan Kerja Pegawai Sesuai Kebutuhan untuk Mencapai Hasil-Hasil

Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset (DP2KA)membuat analisis kebutuhan peralatan dan fasilitas kerja, dan bersama dengan dinas komunikasi dan informasi juga mengkaji kebutuhan teknologi informasi. Seluruh belanja barang yang terkait dengan fasilitas dan peralatan kerja dilakukan oleh DP2KA atas konsultasi dengan SKPD terkati dengan didasarkan atas analisis kebutuhan yang profesional. Proses pengadaan dilakukan lewat prosedur standar seperti diatur dalam aturan pengadaan.
Dengan demikian, tidak ada satu pun pegawai yang tidak memiliki peralatan dan fasilitas kerja minimal. Tetapi juga tidak ada pegawai yang memiliki fasilitas yang berlebihan dan tidak diperlukan untuk menjalankan tugasnya.

Bangun Sistem Pemeliharaan Motivasi Pegawai: Prosperity Follow Performance

Salah satu hal yang sangat mempengaruhi motivasi adalah struktur dan besaran remunerasi. Di sini saya bilang struktur dan besaran, bukan hanya besaran. Ada banyak contoh kasus dimana remunerasi besar tidak bisa mendorong motivasi jika tidak diatur oleh struktur yang cocok. Lebih lengkap tentang ini dapat dilihat di http://cahyat.blogspot.com/2009/03/struktur-ideal-remunerasi-pegawai.html
Selain itu, Pemda dan seluruh SKPD juga harus mengatur ulang sistem nilai organisasi agar mendorong pencapaian kinerja daerah. Pimpinan harus benar-benar memberikan contoh hidup tentang sistem nilai yang disepakati bersama sehingga setiap orang merasa ada motivasi untuk juga menerapkannya.

0 komentar:

Post a Comment